O InfraNotes reúne contabilidade, despesa, aprovisionamento, projectos, subvenções, salários, activos, inventário e registos governados numa plataforma modular construída para decisões rastreáveis.
7 conjuntos conectados. Adopte-os pela ordem que o seu calendário financeiro permitir.
Três resultados pelos quais a plataforma é adquirida. Todo o resto está ao serviço deles.
A actividade operacional é lançada no razão a partir do sistema que a registou. Menos folhas de cálculo pelo meio significa menos reconciliações no fecho do mês e um fecho que começa numa lista de excepções mais curta.
Orçamentos, compromissos e limiares de aprovação são verificados no momento em que o compromisso é assumido, e não descobertos depois. Os saldos de projecto e de fundo acompanham o trabalho.
Cada lançamento regista quem o aprovou, contra que orçamento ou fundo, e que documento de suporte o sustenta. As perguntas de auditoria são respondidas a partir do sistema e não da caixa de correio.
Sete conjuntos que partilham um razão, um modelo de aprovação e um conjunto de dimensões. Implemente os que precisa e acrescente os restantes quando estiver pronto.
O núcleo de partidas dobradas: razão geral, razões auxiliares, multimoeda, dimensões e fundos, reconciliação e fecho de período.
Ver conjuntoTudo o que compromete dinheiro: despesas, facturação, contas a receber, viagens e adiantamentos, requisições, ordens de compra, recepções, conciliação e contratos de fornecedores.
Ver conjuntoEconomia de projecto e programas financiados por doadores: orçamentos, custos, margens, marcos e facturação, a par de doadores, fundos, restrições, desembolsos e reporte.
Ver conjuntoFichas de colaborador e estrutura organizacional, tempo e ausências, benefícios, processamentos salariais, recibos de vencimento e lançamento no razão geral.
Ver conjuntoO lado físico do balanço: registo de activos e depreciação, frota de viaturas e operação de condutores, verificação física e controlo de stock multilocalização.
Ver conjuntoFinanças prospectivas: planeamento orçamental, compromissos, projecção de tesouraria, cenários, objectivos e análise de despesa, sobre os mesmos dados do razão.
Ver conjuntoA camada de evidência: versionamento de documentos, retenção e retenção legal, acesso por perfil com âmbitos organizacionais, revisões de acesso, registo de auditoria e comunicação confidencial de incidentes.
Ver conjuntoO objectivo de um conjunto é que um processo termine onde deve. Estes são os fluxos que atravessam conjuntos e terminam no razão ou num relatório.
Uma despesa, ajuda de custo ou adiantamento registado no terreno transforma-se num lançamento contabilizado e reconciliado sem ser reintroduzido.
Atravessa: Despesa, Aprovisionamento e Fornecedores · Finanças e Contabilidade
Os orçamentos de projecto absorvem os custos reais à medida que ocorrem, os marcos originam a facturação, e a conta a receber fica visível no projecto que a gerou.
Atravessa: Projectos, Orçamentos e Subvenções · Finanças e Contabilidade
Uma requisição torna-se ordem de compra, recepção de bens e factura conciliada, com o orçamento verificado antes de o compromisso ser assumido.
Atravessa: Despesa, Aprovisionamento e Fornecedores · Activos, Inventário e Operações · Finanças e Contabilidade
Os fundos de doadores mantêm as suas restrições ao longo do orçamento e da despesa, pelo que o relatório ao doador é montado a partir de transacções etiquetadas em vez de reconstruído à mão.
Atravessa: Projectos, Orçamentos e Subvenções · Finanças e Contabilidade · Documentos, Identidade e Governação
Contratos de trabalho, tempo e ausências alimentam o processamento salarial, e o processamento é lançado no razão nos centros de custo correctos.
Atravessa: Recursos Humanos e Salários · Finanças e Contabilidade
Um activo é capitalizado, afecto a um projecto ou fundo, operado e contado, depreciado e, por fim, abatido com um lançamento equilibrado.
Atravessa: Activos, Inventário e Operações · Finanças e Contabilidade · Despesa, Aprovisionamento e Fornecedores
Ecrãs de uma instalação de pré-produção com dados de demonstração — uma ONG moçambicana de água e saneamento a executar um programa financiado por doadores. Sem maquetes, sem simulações.
Cada desembolso traz a data prevista, a data em que entrou de facto e a sua própria referência. A subvenção mantém separadores para execução, orçamentos, relatórios, condições e MEAL, para que o acordo de financiamento e o dinheiro que chega ao seu abrigo fiquem no mesmo sítio.
A ordem traz o fundo de financiamento e o centro de custo ao lado do fornecedor e do montante, pelo que o compromisso é imputável antes de alguém o aprovar. Aprovar, rejeitar e cancelar estão no próprio registo.
Uma campanha de inventariação delimitada a um local, mostrando o que o registo esperava, o que foi efectivamente contado e as divergências ainda em aberto. Contagens e excepções são separadores da campanha, não uma folha de cálculo à parte.
Capturado numa instalação de pré-produção. A organização e os valores são de uma conta de demonstração, não de um cliente.
Cada um destes pontos é uma propriedade da forma como o produto é construído, não uma posição de mercado que reivindicamos.
A adequação depende mais do número de fontes de financiamento e de circuitos de aprovação que a equipa financeira tem de gerir do que da dimensão do quadro de pessoal.
Operações financeiras que ultrapassaram as folhas de cálculo e as ferramentas desligadas, onde as aprovações precisam realmente de ser aplicadas.
Organizações cuja economia vive ao nível do projecto: orçamentos, custos, margens, facturação e os recursos humanos e activos consumidos pelo caminho.
Programas financiados por vários doadores, onde os fundos restritos, a evidência de auditoria e o reporte ao doador são a realidade operacional.
Equipas que precisam do próprio produto em português, com a prática financeira local reflectida e não adaptada a posteriori.
A maioria das organizações começa pelo conjunto que mais dói e estende a partir daí. O razão e as dimensões partilhadas fazem com que os conjuntos seguintes encaixem no que já está a funcionar.
Mapeamos como a sua operação financeira funciona hoje, que conjuntos entram no âmbito e o que tem de estar garantido antes da entrada em produção.
Plano de contas, dimensões, fundos, estrutura organizacional, perfis e regras de aprovação são configurados para a sua operação.
Os primeiros fluxos entram em produção de ponta a ponta, para que a actividade operacional já esteja a chegar ao razão antes de se acrescentar o conjunto seguinte.
Os conjuntos adicionais são introduzidos em sequência, reutilizando o mesmo razão, dimensões e modelo de aprovação.
A disponibilidade difere entre conjuntos. As páginas de produto indicam, para cada um, se está disponível hoje, em disponibilização controlada ou configurado no âmbito de uma implementação.
Diga-nos como a sua operação financeira funciona hoje e percorreremos os conjuntos que se adequam, incluindo o que está disponível agora e o que seria configurado durante uma implementação.
As apresentações são conduzidas pela equipa que implementa o produto, não a partir de um guião.
